Na bijna 3 jaar voorbereidend werk gingen de eerste verhuisbewegingen tussen de verschillende partnerbibliotheken van start. Mede ingegeven door hoogdringendheid bij enkele instellingen (verbouwingswerken, interne magazijnverhuis, ...) verruilde de inhoud van enkele honderden verhuisdozen van eigenaar. Kleine volumes werden via de pendel verstuurd. Het aantal ritten en hun kostprijs wordt genoteerd om in een later stadium een verrekening te kunnen maken.

De transitiestaten in de biomed tool worden uitgebreid met 'levering niet mogelijk'.

Elke depotpartner verbindt er zich toe om de printabonnementen die tot haar depothouderschap behoren, te verlengen in 2010.

Er is binnen VOWB sprake om het depotproject in de loop van 2010 uit te breiden naar 'exacte wetenschappen.' Tevens wordt een eerste evaluatie van het huidige depotproject voorbereid.

(volgende werkgroepvergadering: donderdag 6 mei 2010 - ITG)

Op het tweejaarlijkse VVBAD-event 'Informatie-(aan-zee)' presenteerden Jan Corthouts (UA), Inge Discart (KULeuven), Anke Jacobs (UA) en Paul Sijsmans (KULeuven) een stand van zaken betreffende dit depotproject. Er werd gefocust op de verschillende maar niet erg succesvolle initiatieven die het huidige project voorafgingen, het plan van aanpak, de geldende afspraken binnen deze werkgroep en tussen de participerende instellingen, de biomed-toepassing, en de concrete workflow. Er werden ook enkele voorzichtige ramingen en prognoses getoond (eerste concrete resultaten).

De werkgroep legde afspraken vast betreffende de afvoer en verhuis van depottijdschriften. Via de discussielijst zullen deze verder verfijnd worden. Er wordt vertrokken vanuit het principe dat de ontvangende depotbibliotheek in principe het initiatief tot verhuis(aanvraag) neemt.

De depottoepassing werd verrijkt met de optie 'zoeken op transitiestaten' om alzo de verhuisbewegingen in kaart te brengen én om als zoekcriterium te kunnen gebruiken (o.a. 'klaar om te ontvangen', 'klaar om te verzenden', ...). Op vraag van de werkgroep zullen extra trasitiestaten worden toegevoegd (o.a. 'levering niet mogelijk').

Tevens werden afspraken gemaakt betreffende het bijhouden van cijfergegevens ten behoeve van evaluatie en rapportering.

Aangezien het matchen van LIBIS-records met Antiloperecords vaak problematisch verloopt (o.i.v. verschillende cataregels) wordt overleg met de betrokken instanties gepland in het najaar.

De resterende 'probleemtitels' werden de voorbije maanden grotendeels verwerkt. Tevens is bij de meeste bibliotheken de fysieke controle van de depottitels afgerond en werden de instellingscatalogi geactualiseerd.

Aangezien de biomed databank en Antilope momenteel op twee verschillende servers draaien dient Anet alle depotgegevens tweemaal in te voeren. Hieraan wordt verholpen door beide tools op dezelfde productieserver te plaatsen. Daarna kan dan op een meer efficiënte manier met het opladen van de files met tijdschriftgegevens van de verschillende partners worden gestart.

De depottoepassing zal ook tijdens het verdere traject het centrale werkinstrument blijven en zal daartoe een aantal wijzigingen ondergaan. Het is de bedoeling om alle verdere stappen duidelijk in kaart te brengen (aanvragen van nummers aan andere bibliotheken om een reeks te completeren, het opsturen daarvan, de verwerking, enz.). Om de mogelijke workflow die daarbij komt kijken te evalueren en eventueel bij te sturen wordt gestart met een selectie uit de 'BMI-lijst' van volumineuze tijdschriften.

De werkgroep boog zich over de laatste 100 titels uit de oorspronkelijke lijst die nog niet definitieve toegewezen waren aan een depotbibliotheek. Uit die resterende 100 werden er om diverse redenen een heel aantal geschrapt (= niet weerhouden voor depotdoeleinden, zie verslag). Het eerste deel van dit project, met name het in kaart brengen van depottitels en de verdeling ervan over de deelnemende projectpartners, werd hiermee afgerond.

De volgende projectfase dient zich nu aan met de uiteindelijke verhuisoperatie tussen de verschillende (deel)bibliotheken als einddoel. Dit vergt ook inzake voorbereidend werk een hele organisatie. Afgesproken werd om het plan van aanpak gefaseerd te laten verlopen, vertrekkend vanuit de dringendste noden van de instellingen, en dat de te volgen weg niet noodzakelijk voor iedereen dezelfde zal zijn. Er zal worden gestart met een lijst van 'volumineuze titels', en iedere deelnemende bibliotheek zal een 'wegwerplijst' opmaken vooraleer te starten met het wieden van niet voor depotdoeleinden weerhouden collectiedelen. In het voorjaar van 2009 zal een overzicht worden bijgehouden van alle depotbewegingen.

Een bijkomend aandachtspunt in deze projectfase betreft de upload naar Antilope. Hierrond werden de nodige afspraken gemaakt.

• Tijdschriften voorlopig nog zonder depotbibliotheek (335 titels).
• Tijdschriften waarvoor 1 bibliotheek het depothouderschap aanvaarde (1867 titels). De verdeling ervan wordt als definitief beschouwd.
• Tijdschriften waarvoor meer dan 1 bibliotheek zich kandidaat depothouder verklaarde (232 titels).

Er was door de grote partnerinstellingen een realistische termijn (3 maanden) gevraagd voor de verwerking en manuele check van de voor depotdoeleinden toegewezen collectiedelen. Tijdens deze werkvergadering werden ervaringen en best practices rond het al dan niet aanvaarden van depothouderschap uitgewisseld.

Elke deelnemende instelling verwerkte binnen de depottoepassing de lijst met titels waarvoor zij als bewaarinstelling opgegeven staat. Per titel kon de voorlopige toewijzing als bewaarbibliotheek op basis van afgesproken criteria aanvaard of verworpen worden. Op die manier komt men tot een nieuw overzicht van titels waarvoor 1, geen of meerdere bibliotheken zich als bewaarbibliotheek opgeven. Tevens werd de collectiestaat van die titels gespecifieerd en werd door Anet een extra annotatieveld toegevoegd waar bijkomende informatie in genoteerd kan worden. Er is afgesproken dat de verwerking van deze toewijzingslijst eind mei afgerond dient te zijn zodat tijdens de volgende werkgroepvergadering (19 juni) alle ‘resterende’ titels (die zonder of met meerdere kandidaat bewaarbibliotheken) afgepunt en toegewezen kunnen worden. Op de dan reeds toegewezen en aanvaarde titels wordt niet meer teruggekomen. Bij het toewijzen zullen supplementen en deeltitels samengehouden worden.

De werkgroep vergaderde in de art-deco zaal (voorheen bibliotheek) van het Instituut voor Tropische Geneeskunde te Antwerpen. De projectpartners hadden eerder op basis van werklijsten aangegeven welk tijdschrift bij hen op meest volledige wijze in bezit was. Op basis daarvan werden de titels tentatief toegewezen binnen de online depotdatabank. Het is nu aan elke bibliotheek om binnen een tijdsbestek van 3 maanden haar depottijdschriften manueel te doorlopen om daarna al dan niet te bevestigen of zij het depothouderschap hiervan op zich wenst te nemen. Er zal daarbij rekening worden gehouden met de wensen op faculteitsniveau met betrekking tot eventuele transfers van (deel)-collecties van de ene instelling naar de andere.

Aangezien er door sommigen in de verwerking van de referentielijst ook rekening werd gehouden met het al dan niet aanwezig zijn van een lopend abonnement wordt dit criterium bijkomend opgenomen in het werkdocument 'Criteria van toewijs'. Er worden geen problemen gesignaleerd rond de ondertekening van de SLA door de verschillende instellingsbesturen.

Jan Corthouts (Anet) gaf een stand van zaken betreffende de upload van titelgegevens in Antilope. De data van de voor dit project weerhouden biomedische tijdschriften (uiteindelijk +/- 2400 titels) werden aan de Antilope records gekoppeld. Daarnaast is Anet volop bezig aan de ontwikkeling van een online depot toepassing (centrale depotdatabank) waarin depottitels opgelijst, opzoek- en manipuleerbaar worden gesteld. Deze databank is in een later stadium uitbreidbaar naar andere toepassingsgebieden (zowel inhoudelijk als regionaal). Per werkgroeplid wordt een gepersonaliseerd user-id opgemaakt waaraan specifieke beheersrechten gekoppeld worden. De depotdatabank zal vermoedelijk operationeel zijn vanaf februari 2008 waarna tijdschrifttitels kunnen worden toegevoegd, verwijderd, en online aan een depotbibliotheek toegewezen. Deze titelverdeling wordt in december 2007 door de deelnemende partnerbibliotheken voorbereid op basis van de 'Criteria voor toewijs' en manuele check van de collectie.

VOWB-leden kunnen de presentatie van J.Corthouts downloaden via de link 'chronologische oplijsting' helemaal bovenaan deze themapagina. Ze bevat tevens een link naar de trialversie van de depotdatabank (enkel toegankelijk voor werkgroepleden!)

Tijdens de vierde werkgroepvergadering werd tussen de bibliothecarissen overeenstemming bereikt inzake de criteria van toewijs die gebruikt zullen worden bij het voorstel tot verdeling van te bewaren tijdschriften per bewaarbibliotheek. Ook de meest recente versie van het SLA (Service Level Agreement) werd gefinaliseerd.
Beide documenten worden ter goedkeuring voorgelegd aan de betrokken instellingsbesturen.

VOWB-leden kunnen bedoelde documenten hier raadplegen:

¬ Service Level Agreement versie 3.2 : modaliteiten van een gedistribueerd bewaarbeleid voor de tijdschriften van de Vlaamse bibliotheken met biomedische collecties

¬ Criteria 2.1 voor toewijs van elke tijdschrifttitel in het kader van de depotservice voor de Vlaamse bibliotheken met biomedische collecties (september 2007)

Op 5 september 2007 organiseerde COBIRA - de nationale conferentie van hoofdbibliothecarissen - een seminarie rond het bewaarbeleid van tijdschriften. Het seminarie werd gehost door de Koninklijke Bibliotheek van België. Er namen bibliothecarissen uit de Vlaamse en Franstalige universiteiten aan deel.

Doel van dit seminarie was om elkaar te informeren over bestaande initiatieven, te leren van elkaars 'best practices' en te bekijken in hoeverre er in de toekomst nationaal samengewerkt kan worden op dit vlak. Nadat VOWB en CIUF hun project voorgesteld hadden - waaruit alvast bleek dat beide projecten veel overeenkomsten vertoonden op het vlak van aanpak en doelstelling - lichtte de KBR haar policy en engagement toe inzake deelname in een gedistribueerd bewaarmodel. Fons van den Eeckhout (Universiteit Maastricht) werd door het UKB (samenwerkingsverband van de Nederlandse universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek) afgevaardigd om toelichting te verschaffen over het UKB-deselectiebeleid.

De conclusie van het seminar bestond er in om het uitwisselen van informatie aan te moedigen, elkaars ervaringen en technische tools te gebruiken, en een mogelijke samenwerking op het vlak van bewaar- en preservatiebeleid over de taal- en instellingsgrenzen heen in overweging te nemen.

¬ Seminar Programme

¬ Seminar Summary

De vierde depotvergadering vond plaats in de Medische Bibliotheek van de Vrije Universiteit Brussel (VUB) - Campus Jette. ANet ontving alle benodigde gegevens waarna de upload in Antilope voltooid werd. De lijst met lopende titels uit Gent en Leuven zal worden aangevuld met unieke titels uit de andere deelnemende bibliotheken. ANet gaat aan die titels een extra code 'depottijdschrift' toekennen om specifieke lijsten te kunnen genereren. In een later stadium zal hier nog een code 'bewaarbibliotheek' aan toegevoegd worden. De bibliotheken zullen nu manueel de staat van deze collectiedelen controleren zodat een voorstel tot verdeling kan plaatsvinden a.d.h.v. de door de vergadering goedgekeurde 'criteria van toewijs'.

¬ verslag raadpleegbaar via de link 'chronologische oplijsting'

Op 21 juni vond in de bibliotheek van de Stadscampus (UA) de derde vergadering plaats van de werkgroep Depotservice Vlaamse Wetenschappelijke Bibliotheken. ANet lichtte de stand van zaken toe rond het updaten van de gegevens in Antilope en rond de door hen ontwikkelde conversietool. De criteria van toewijs voor het selecteren en verdelen van te bewaren tijdschriften, alsook de meest recente versie van het SLA (2.0) werden uitgebreid bediscussieerd en aangepast. Tot slot werd het stappenplan voor de volgende maanden vastgelegd.

Op 5 september wordt in de KBR - op voorstel van COBIRA, de nationale conferentie van hoofdbibliothecarissen - een seminarie georganiseerd (Depot Service Seminar) waarin bekeken wordt welke ontwikkelingen er op vlak van depotservice plaatsvinden in Vlaanderen en Franstalig België, en of uit elkaars best practices geleerd kan worden. Een werkgroep bestaande uit M.Collier (KULeuven), J.Pauwels (KBR) en F.Paslot (ULg) zal dit seminarie voorbereiden. Er wordt een buitenlandse spreker voorzien (voorstel: UKB - project deselectie tijdschriften).

¬ verslag raadpleegbaar via de link 'chronologische oplijsting'

De werkgroep werd op 15 maart 2007 op de biomedische bibliotheek van de Universiteit Gent ontvangen voor haar tweede bijeenkomst. Er werd o.a. afgesproken dat de upload van holdings informatie in Antilope uiterlijk op 1 juni 2007 voltooid moet zijn, waarna de criteria bepaald worden van de verdere bewaar- en verdeelpolitiek. De Koninklijke Bibliotheek werd bereid gevonden om hun vroegere abonnementen van biomedische tijdschriften te blijven bewaren en de ontbrekende jaartallen aan te vullen waar mogelijk. Ondertussen zal de eerste versie van een Service Level Agreement tussen de verschillende participanten verder worden verfijnd zodat dit tijdens de volgende Algemene Vergadering van VOWB ter stemming kan worden voorgelegd.

¬ verslag (met SLA versie 2.0.) raadpleegbaar via de link 'chronologische oplijsting'

Op 30 november 2006 vond in de Biomedische Bibliotheek van het UZ Gasthuisberg de eerste werkgroepvergadering van de VOWB-werkgroep Vlaamse Depotservice plaats. Aan deze werkvergadering werd deelgenomen door de hoofdbibliothecarissen en verantwoordelijken van de Biomedische bibliotheken van respectievelijk KULeuven, UGent, UHasselt, VUB en UA, door de bibliothecaris van het ITG en door een vertegenwoordiging van de Koninklijke Bibliotheek.

VOWB-leden kunnen hier het verslag van de eerste werkvergadering raadplegen, evenals de eerste versie van het Service Level Agreement (SLA) dat de modaliteiten omschrijft van een gedistribueerd bewaarbeleid voor de tijdschriften van de Vlaamse biomedische bibliotheken.

VOWB vzw richt een werkgroep 'Depotservice Vlaamse Wetenschappelijke Bibliotheken' op die zal onderzoeken op welke wijze een Vlaamse depotservice voor de universiteitsbibliotheken gerealiseerd kan worden. Er wordt gestart met een pilootproject rond de biomedische wetenschappen (i.s.m. ITG en KBR). Later kunnen andere vakgebieden volgen, en kunnen ook de hogescholen tot het project toetreden.