Het VOWB is een vzw, waarvan de statuten op 11 juni 1992 in de Bijlage van het Belgisch Staatsblad zijn verschenen. De laatste wijziging van deze statuten dateert van 6 maart 2008 (wijziging bestuurders / gemachtigden).

Op 13 december 2007 vond de verkiezing van de nieuwe Raad van Bestuur (mandaat 2008-2011) plaats. Deze benoemde op haar beurt een nieuw Dagelijks Bestuur (mandaat 2008-2009). Eind 2008 vond een voorzitterswissel plaats. Op 8 december 2009 verlengde de Raad van Bestuur het mandaat van dit Dagelijks Bestuur tot 31/12/2011.

VOWB vzw heeft effectieve en toegetreden leden. De effectieve leden zijn rechtspersonen en treden op via natuurlijke personen, gemandateerd door de respectievelijke effectieve leden. Enkel de vertegenwoordigers van de effectieve leden hebben stemrecht in de Algemene Vergadering (AV). Toegetreden leden zijn natuurlijke personen en treden ten persoonlijke titel toe tot de vereniging.

De Algemene Vergadering heeft de grootste autoriteit in de vereniging. Universiteiten en hogescholen zijn in gelijke mate verrtegenwoordigd. De hogeschoolafgevaardigden worden voorgedragen door VLHORA. Statutair wordt de Algemene Vergadering minstens twee maal per jaar samengeroepen om de rekening, de begroting en het algemene jaarprogramma goed te keuren. Om de democratische werking van de vereniging te versterken vergadert de Algemene Vergadering veel frequenter (in de regel vier maal per jaar), parallel met de vergadering van de Raad van Bestuur.

De vereniging wordt bestuurd door de Raad van Bestuur (RvB). Deze bestaat statutair uit maximum 15 leden, die benoemd worden door de Algemene Vergadering. De Raad moet minimaal twee maal per jaar worden samengeroepen. Zij telt een gelijk aantal vertegenwoordigers van de universiteits- en de hogeschoolbibliotheken, en een bestuurder die de bibliotheken van de wetenschappelijke instellingen, andere bibliotheken en documentatiecentra afhangend van openbare besturen vertegenwoordigt. EWI (Vlaams departement Economie, Wetenschap en Innovatie) levert een bijkomend lid met raadgevende stem.

Deze vertegenwoordiging kan facultatief aangevuld worden met een bestuurder die de openbare bibliotheken vertegenwoordigt, en een bestuurder die de bedrijfsbibliotheken vertegenwoordigt.

Het mandaat van een lid van de Raad van Bestuur loopt over een periode van 4 jaar. Het mandaat van de nieuwe RvB loopt van 1 januari 2008 t.e.m. 31 december 2011.

De Raad van Bestuur kiest de voorzitter, de ondervoorzitter, de penningmeester en de secretaris. Samen vormen zij het Dagelijks Bestuur (DB) van de vereniging. Deze personen worden in hun functie verkozen voor 2 jaar, met de mogelijkheid te worden herkozen. De voorzitter en de ondervoorzitter kunnen niet uit dezelfde geleding komen.

Eind 2008 liep het mandaat van VOWB-voorzitter Sylvia Van Peteghem (UGent) op eigen verzoek ten einde. De Raad van Bestuur koos voor de resterende mandaatsperiode 2009 onder haar leden een nieuwe voorzitter.

Het Dagelijks Bestuur 2008-2009 is sedert 1/1/2009 samengesteld als volgt :